Gestor Documental en SharePoint
Hoy en día, son muchas las razones por las cuales el trabajo colaborativo pasa ser cada vez más fundamental, donde gestionar los documentos y recursos de forma segura, eficiente y compartida es un reto para cualquier organización.
Que es un Gestor Documental en SharePoint
Es un lugar seguro y centralizado donde usted y su equipo de trabajo podrán guardar sus documentos, encontrarlos fácilmente y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.
Por qué utilizar un Gestor Documental en Sharepoint?
Mantener la gestión y gobierno de todos sus documentos y archivos de forma segura y centralizada.
Conceda acceso a sus empleados por roles de seguridad y equipos de trabajo.
Pongale fin a la brecha del trabajo colaborativo a distancia.
Automatice sus procesos aprobatorios.
Adaptables y escalable a las circunstancias cambiantes del mercado y del crecimiento organizacional que tenga la empresa.
Almacene, clasifique y gestione sus documentos de forma centralizada, manteniendo la seguridad de su información.
¿Por qué Klaudxys?
Somos un partner especializado en soluciones paquetizadas y a medida sobre la plataforma de Microsoft SharePoint, contamos con nuestro propio framework de desarrollo que nos permite reducir los tiempos de implementación. Nuestros ingenieros certificados en Microsoft le ayudarán a encontrar el mejor camino para lograr su transformación digital.
Ventajas del gestor documental en SharePoint
- Mediante el uso de las bibliotecas tu empresa puede segregar la información por equipos de trabajo, gerencias o afines, teniendo un robusto control de permisos y sobre las acciones que puede llevar a cabo cada usuario sobre una carpeta o documento.
- Acceso a datos de auditoría y personalizados, algunos ejemplos son: quien creó o modificó el documento, fecha de creación y modificación, tipo de documento, entre otros. También pueden incluirse datos personalizados tales como: nombre del proveedor, número del documento, fecha del documento, entre otros.
- Gestión documental dinámica y escalable a sus necesidades, ya sea una estructura de carpetas por cliente, proyectos, proveedores, entre otros.
- Almacenamiento de hasta 30 millones de documentos y carpeta. .
- Búsqueda avanzada de documentos mediante filtros personalizados.
- Aproveche del versionamiento y recupere versiones pasadas de un documento o archivo, pudiendo gestionar el historial disponible y los cambios realizados.
- Implemente permisos y reglas de seguridad personalizables a grupos o usuarios particulares, ya sea de solo lectura, escritura sin eliminación, vista restringida, entre otras.
- Reciba notificaciones configurables para mantenerse al tanto de los últimos cambios realizados en su información. Puede configurarse una alerta semanal o diaria que le indique si sus documentos fueron modificados.
- Utilice las vistas por defecto o cree vistas personalizadas en las bibliotecas para mostrar los elementos que son más importantes.
Características
Centralización de documentos y archivos.
Protección contra eliminación accidental, virus y otras amenazas.
Almacenamiento seguro en la Nube de Microsoft.
Reduzca los tiempos de búsqueda de información en un 90%.
Habilite la búsqueda sobre el contenido de sus documentos.
Clasifique y organice su información eficientemente con el uso de MetaDatos personalizados.
Versionamiento de documentos.
Roles y Permisos personalizados (elija que visualiza cada colaborador, área o gerencia).
Integración con Microsoft Teams, Power Automate y toda la suite Microsoft 365 y Azure.
Preguntas frecuentes
Contar con un lugar seguro donde usted y su equipo pueden cetranlizar y gestionar sus documentos.
Los documentos pueden organizarse por carpetas o filtros personalizados. Esto permite a los colaboradores de la empresa encontrar ágilmente los documentos.
