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Gestor Documental en SharePoint
Hoy en día, son muchas las razones por las cuales el trabajo colaborativo pasa ser cada vez más fundamental, donde gestionar los documentos y recursos de forma segura, eficiente y compartida es un reto para cualquier organización.
Que es un Gestor Documental en SharePoint
Es un lugar seguro y centralizado donde usted y su equipo de trabajo podrán guardar sus documentos, encontrarlos fácilmente y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.
Por qué utilizar un Gestor Documental en Sharepoint?
Conceda acceso
A sus empleados por roles de seguridad y equipos de trabajo.
Automatice
Sus procesos aprobatorios.
Pongale fin
A la brecha del trabajo colaborativo a distancia.
Mantener la gestión
Y gobierno de todos sus documentos y archivos de forma segura y centralizada.
Adaptables y escalable
A las circunstancias cambiantes del mercado y del crecimiento organizacional que tenga la empresa.
Almacene, clasifique
Y gestione sus documentos de forma centralizada, manteniendo la seguridad de su información.
¿Por qué Klaudxys?
Somos un partner especializado en soluciones paquetizadas y a medida sobre la plataforma de Microsoft SharePoint, contamos con nuestro propio framework de desarrollo que nos permite reducir los tiempos de implementación. Nuestros ingenieros certificados en Microsoft le ayudarán a encontrar el mejor camino para lograr su transformación digital.
Ventajas del gestor documental en SharePoint
Mediante el uso de las bibliotecas tu empresa
Puede segregar la información por equipos de trabajo, gerencias o afines, teniendo un robusto control de permisos y sobre las acciones que puede llevar a cabo cada usuario sobre una carpeta o documento.
Reciba notificaciones configurables
Para mantenerse al tanto de los últimos cambios realizados en su información. Puede configurarse una alerta semanal o diaria que le indique si sus documentos fueron modificados.
Acceso a datos de auditoría y personalizados
Algunos ejemplos son: quien creó o modificó el documento, fecha de creación y modificación, tipo de documento, entre otros. También pueden incluirse datos personalizados tales como: nombre del proveedor, número del documento, fecha del documento, entre otros.
Implemente permisos y reglas de seguridad
Personalizables a grupos o usuarios particulares, ya sea de solo lectura, escritura sin eliminación, vista restringida, entre otras.
Gestión documental dinámica y escalable
A sus necesidades, ya sea una estructura de carpetas por cliente, proyectos, proveedores, entre otros.
Aproveche del versionamiento
y recupere versiones pasadas de un documento o archivo, pudiendo gestionar el historial disponible y los cambios realizados.
Almacenamiento de hasta 30 millones
De documentos y carpeta.
Búsqueda avanzada de documentos
Mediante filtros personalizados.
Utilice las vistas por defecto o cree vistas personalizadas
En las bibliotecas para mostrar los elementos que son más importantes.
Características
Centralización
De documentos y archivos.
Versionamiento
De documentos.
Almacenamiento
Seguro en la Nube de Microsoft.
Reduzca los tiempos
De búsqueda de información en un 90%.
Habilite la búsqueda
Sobre el contenido de sus documentos.
Clasifique y organice
Su información eficientemente con el uso de MetaDatos personalizados.
Protección contra
Eliminación accidental, virus y otras amenazas.
Roles y Permisos
Personalizados (elija que visualiza cada colaborador, área o gerencia).
Integración con Microsoft
Teams, Power Automate y toda la suite Microsoft 365 y Azure.
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Preguntas frecuentes
Cual es la principal ventaja del gestor documental de Sharepoint?
Contar con un lugar seguro donde usted y su equipo pueden cetranlizar y gestionar sus documentos.
Cómo pueden organizarse los documentos en Sharepoint?
Los documentos pueden organizarse por carpetas o filtros personalizados. Esto permite a los colaboradores de la empresa encontrar ágilmente los documentos.