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Gestor Documental en SharePoint

En los tiempos actuales las empresas requieren herramientas eficaces para almacenar, clasificar y gestionar sus documentos, manteniendo la seguridad de su información a través de su acceso a distancia u en sus oficinas On-Premises.

Así mismo, las soluciones deben ser adaptables y escalables a las circunstancias cambiantes del mercado y del crecimiento organizacional que tenga la empresa.

Hoy en día, son muchas las razones por las cuales el trabajo colaborativo pasa ser cada vez más fundamental, donde gestionar los documentos y recursos de forma segura, eficiente y compartida es un reto para cualquier organización.

La solución a los retos mencionados anteriormente se encuentra en la nube de Microsoft, donde sus empleados tendrán el espacio ideal de trabajo, a su vez, la organización podrá mantener la gestión y gobierno de todos sus documentos y archivos de forma segura y centralizada.

Con la plataforma de Microsoft SharePoint Online tendrá acceso a un Gestor documental y así ponerle fin a la brecha del trabajo colaborativo a distancia.

¿Qué es?

Es un lugar seguro donde usted y su equipo de trabajo podrán guardar sus documentos, encontrarlos fácilmente y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo. Su uso es sencillo, puede arrastrar archivos o carpetas directamente desde su equipo o examinar y cargar los archivos de forma clásica.

Mantiene sus documentos organizados mediante el uso de bibliotecas

Estas permiten segregar la información por equipos de trabajo, gerencias o afines, teniendo un robusto control de permisos y sobre las acciones que puede llevar a cabo cada usuario sobre una carpeta o documento. La gestión documental es dinámica y escalable a sus necesidades, ya sea una estructura de carpetas por cliente, proyectos, proveedores, entre otros.

Filtre más fácilmente sus documentos

A través de la información contenida en los mismos, o a través de los datos asociados, algunos ejemplos son: quien creo o modificó el documento, fecha de creación y modificación, tipo de documento, entre otros. También pueden incluirse datos personalizados tales como: nombre del proveedor, numero del documento, fecha del documento, entre otros.

Ventajas

  • Agregue, edite o elimine carpetas y documentos.
  • Puede almacenar hasta 30 millones de elementos y aplicar filtros para una búsqueda rápida.
  • Puede sincronizar sus archivos o carpetas a su equipo local.
  • Aproveche del versionamiento y recupere versiones pasadas de un documento o archivo, pudiendo gestionar el historial disponible y los cambios realizados.
  • Gestione el acceso a bibliotecas o archivos específicos.
  • Implemente permisos y reglas de seguridad personalizables a grupos o usuarios particulares, ya sea de solo lectura, escritura sin eliminación, vista restringida, entre otras.
  • Reciba notificaciones configurables para mantenerse al tanto de los últimos cambios realizados en su información. Puede configurarse una alerta semanal o diaria que le indique si sus documentos fueron modificados.
  • Utilice las vistas por defecto o cree vistas personalizadas en las bibliotecas para mostrar los elementos que son más importantes para usted, agregando filtrado rápido y ordenación. Las vistas creadas se pueden configurar para estar disponibles únicamente para usted o destinados a tener una vista pública para su equipo de trabajo.
  • Comparta las bibliotecas o archivos individuales con personas en su organización o con externos.

Centralización de documentos y archivos.

Protección contra eliminación accidental, virus y otras amenazas.

Almacenamiento seguro en la Nube de Microsoft.

Reduzca los tiempos de búsqueda de información en un 90%.

Habilite la búsqueda sobre el contenido de sus documentos.

Clasifique y organice su información eficientemente con el uso de MetaDatos personalizados.

Versionamiento de documentos.

Roles y Permisos personalizados (elija que visualiza cada colaborador, área o gerencia).

Integración con Microsoft Teams, Power Automate y toda la suite Microsoft 365 y Azure.

¿Estás interesado en utilizar esta plataforma?

En Klaudxys te acompañamos en el despliegue del Gestor documental y te apoyamos a lograr esa seguridad personalizada que tu organización necesita, manteniendo las políticas internas y protegiendo sus datos en todo momento.